Ukoliko kupujete neki lični artikal ovo pitanje može da bude samo stvar stečene sklonosti. Možda uživate u komforu i izvesnosti ili ipak više volite da budete jedinstveni. Kod izbora novog softvera svaka kompanija mora da postavi sebi set pitanja i dâ precizne odgovore pre nego što donese konačnu odluku i pristupi nabavci.

Bez obzira da li se radi o firmi koja ima par zaposlenih ili kompaniji koja je lider na tržištu realno je pretpostaviti da obe koriste neki softver. Kako su tržišne, a i interne okolnosti promenljive, pre ili kasnije pojaviće se potreba za novim softverskim rešenjem. To može da bude aplikacija specijalizovana za određene funkcije, integralno rešenje koje treba da bude podrška za celokupno poslovanje ili će ažuriranje postojeće, sada već prevaziđene verzije sistema, postati preko potrebno.

Postavka ovog zadatka deluje sasvim jasna. Sa jedne strane postoji potreba, sa druge poznat broj proverenih i uglednih ponuđača. Da zadatak ipak nije tako jednostavan pokazuje jedno, prvo i najbitnije pitanje: Gotov proizvod ili proizvod po meri?

Ukoliko kupujete neki lični artikal ovo pitanje može da bude samo stvar stečene sklonosti. Možda uživate u komforu i izvesnosti ili ipak više volite da budete jedinstveni. Kod izbora novog softvera svaka kompanija mora da postavi sebi set pitanja i dâ precizne odgovore pre nego što donese konačnu odluku i pristupi nabavci:

• Koje su naše potrebe i mogućnosti za izbor novog softvera?
• Koji je trenutni obim poslovanja?
• Koji su rokovi za postavljanje novog softvera na produkciju?
• Koliki budžet imamo na raspolaganju i u kojoj meri možemo da odstupimo od njega?
• Da li je planiran značajan rast obima poslovanja?
• U kojim oblastima želimo da rastemo i da li će to promeniti strukturu poslovanja?
• Da li uspeh kompanije zavisi od korišćenja najnovijih tehnologija?

Ako nakon analize svih odgovora kompanija zaključi da je najbolji izbor gotov proizvod postoje određene prednosti i nedostaci na koje mora da računa.

Gotov proizvod je brend i sigurno je već implementiran kod više različitih klijenata.
Zato je najčešće jeftiniji. Pošto ne uključuje nov razvoj nema ni čekanja na njegovo uvođenje pa se samim tim skraćuje vreme do postavljanja na produkciju.

Zato što ga koristi veći broj kompanija, gotov proizvod je garancija stabilnosti. U više ciklusa uvođenja sigurno je da su uočeni neki bagovi kao i da je bilo vremena da se oni isprave.
Zašto bi pored svih ovih očiglednih prednosti neko poželeo da razvija potpuno nov proizvod? I pored svih navedenih prednosti postoje neke mane koje ne treba zanemariti.

Tokom same implementacije mogu se pojaviti skriveni troškovi. Kompanije su na početku upoznate samo sa inicijalnom cenom. Ako ne predvide dobro svoje potrebe pa dorada rešenja ili kupovina novih modula postane neophodna to će izazvati dodatne troškove koji često mogu dovesti do cene značajno više od cene proizvoda po meri.

Gotovi proizvodi su teško izmenjivi i teško se integrišu sa drugim aplikacijama. Ukoliko se javi potreba za povezivanjem kojoj nije moguće odgovoriti na pravi način kompanija može da pretrpi i dodatne gubitke. Ukoliko na primer postojeći računovodstveni softver ne može adekvatno da se poveže sa sistemom koji pokriva osnovnu delatnost, kompanija može u budućnosti da ima problem sa nedostajućim ili pogrešnim podacima i nekvalitetnim izveštajima, a sve to će narušiti poslovanje i imati dodatne finansijske implikacije.

Još jedna bitna mana, koju treba imati na umu, je ograničena skalabilnost. Ukoliko kompanija proširi svoje delovanje na nove oblasti ili u značajnoj meri poveća obim poslovanja softver možda neće moći to da isprati. Mi smo se, sa ovakvom situacijom, susreli u radu sa jednom poznatom medicinskom ustanovom. Nakon akvizicije dodatnih ustanova, postojeći softver je postao prespor i nije bio u stanju da adekvatno obrađuje veći broj podataka. Pošto nisu na vreme razmotrili svoj budući rast našli su se u situaciji da se obavljanje glavne delatnosti usporava zbog nedovoljnih kapaciteta softvera.

Zbog svega ovoga možda je pravi odgovor nabavka kompletno novog proizvodakoji se pravi od nule.

Osnovna prednost ovakvog rešenja jeste to što on se on od samog starta pravi da bude maksimalno skalabilan. Sa povećanjem obima poslovanja može da se nadogradi i prilagođava promenljivim potrebama. Omogućava nesmetanu integraciju sa drugim sistemima što olakšava operativni posao zaposlenima i ukida potrebu za ručnim unosom ili prebacivanjem podataka.
Dok se kod gotovih proizvoda svesno prihvataju određene mane u zamenu za nižu cenu, cena je kod proizvoda po meri upravo najveća mana. Kako je reč o kompletno novom razvoju neophodan je veliki razvojni tim pa su samim tim i troškovi veći. Kompletno nov razvoj podrazumeva i priličan utrošak vremena pa je vreme implementacije dosta dugo. Kod gotovih proizvoda potrebno je u proseku par meseci dok kod proizvoda po meri treba računati na period od godinu, a ponekad i dve godine do pune primene softvera.

Šta je zapravo pravo rešenje?
Na ovo pitanje ne postoji jedinstven odgovor ni instant zaključak. Pre donošenja odluke svaka kompanija mora da postavi sebi pitanja sa početka teksta. Čak i ako same znaju koja pitanja treba da postave neretko će zbog subjektivnosti odgovori biti pogrešni. Zato je najbolja opcija angažovati stručnjake koji će da izvrše analizu trenutnog stanja, skupa potrebnih funkcionalnosti, postojanja gotovih proizvoda koji zadovoljavaju potrebe i neophodnosti novog razvoja ukoliko takav proizvod tržište ne nudi. Iako je sigurno da ne postoji univerzalni predlog i da je analiza ključna faza pri izboru i nabavci, jedno je sigurno – za svaku kompaniju postoji pravo rešenje.